Les premiers partenaires des établissements culturels à l’étranger sont, depuis Paris, l’Institut français et, sur place, le Service de coopération et d’action culturelle. Ces entités facilitent la programmation d’artistes et de spectacles avec lesquelles nous partageons un objectif commun : la promotion de la langue et de la culture françaises sur le territoire où nous opérons. Il est essentiel d’établir également des relations avec des partenaires potentiels et de dresser une cartographie des organismes culturels au niveau national. Ces différents partenariats vous permettront d’optimiser le positionnement et la visibilité de votre établissement culturel en accord avec votre mission langue-culture. Ces partenaires peuvent inclure les directions culturelles de la ville, de la région ou du pays, des musées, des théâtres, salles de concerts, friches, lieux de résidences, etc., ainsi que d’éventuels sponsors et mécènes potentiels, publics ou privés. Les institutions universitaires et scolaires sont particulièrement utiles car elles contribueront à engager et à former un public plus jeune.

Ce sont les principaux éléments que vous allez recevoir en amont et qui vous permettront de préparer votre action. La proposition artistique vous aidera à définir le public cible et les objectifs de la médiation culturelle au travers de plusieurs options possibles, à savoir : capter des nouveaux publics, affirmer ou renforcer la transversalité langue-culture des apprenants de français, rapprocher le public francophone présent sur place ou bien, s’adresser à un public exclusivement sélectionné ou, encore, au grand public.  La fiche technique tiendra compte de la diversité des formes de spectacle vivant (théâtre, danse, musique …) et des aspects purement techniques, les dimensions de la scène, l’équipement nécessaire et la jauge, qui pourrait être spécifiée par les artistes. Listez les équipements à fournir ou à louer (instruments, accessoires, son et lumière, outils de sous-titrage, catering, loges…).

Afin de maximiser l’audience et l’impact, il est recommandé d’adapter votre calendrier et de tenter d’intégrer votre force de proposition à la programmation annuelle des partenaires locaux et/ou des festivals existants. Notez qu’il faut généralement un an à un an et demi d’anticipation pour être inclus dans ces programmations. La mise en place de tournées ou de présentations en dehors du calendrier local spécifique demande moins d’anticipation. N’oublions pas que nous opérons à l’étranger où les artistes que nous proposons ne sont pas nécessairement connus. L’engagement du public dépend de sa connaissance et proximité avec la culture, les artistes, et la langue française, d’où l’importance de la médiation culturelle. Une « double affiche » ou un partage de scène avec une proposition d’artistes locaux sera forcément un plus en termes de coopération et réciprocité culturelle.

Habituellement, un spectacle vivant est planifié dans le cadre d’une tournée. Il est donc essentiel de préciser minutieusement le calendrier depuis le lieu et la date de départ de l’artiste ou de la troupe jusqu’à l’accueil sur place puis, le calendrier de chaque étape jusqu’à la fin de la tournée. Il est important de créer un accueil et un environnement chaleureux, les artistes vous le rendront en qualité lors de leurs prestations. Fournissez une feuille de route détaillée couvrant chaque étape de l’événement, y compris les itinéraires, le transport, l’hébergement, les temps de répétition et de balance. Établissez une liste de contacts de tous les référents d’étapes, facilitant ainsi la coordination entre les artistes, les techniciens et les partenaires.

La sensibilisation et l’éducation du public représentent un aspect essentiel de la médiation culturelle. L’objectif n’est pas uniquement d’attirer de nouveaux apprenants et spectateurs, mais aussi de renforcer l’adhésion de ceux déjà engagés. Au sein de votre établissement culturel, si des cours de langue sont proposés, ou en collaboration avec les institutions partenaires sur le territoire national dispensant des cours de français, impliquez les équipes pédagogiques dans le processus de médiation culturelle. Fournissez-leur les outils et documents nécessaires (clips vidéo, teasers, articles de presse, liens utiles, extraits de textes importants…) pour sensibiliser les apprenants.  Planifiez avec les équipes pédagogiques la didactisation des ressources que vous fournissez. Prévoyez et assurez un suivi dans les cours concernant l’utilisation de ces documents didactiques et des outils de sensibilisation des apprenants. Assurez-vous d’avoir un affichage visible et une communication interne efficace au sein de l’établissement. Impliquez la médiathèque dans la diffusion des supports et, si possible, dans l’organisation d’activités complémentaires de sensibilisation.

La communication est un élément clé de la médiation culturelle et constitue un moyen privilégié pour attirer de nouveaux publics. Il est essentiel d’élaborer une stratégie de communication efficace en exploitant divers canaux de diffusion tels que la presse, la radio, les réseaux sociaux et l’affichage urbain. Organisez des séances d’information préliminaires avec vos équipes enseignantes et utilisez des supports promotionnels, comme les clips vidéo et les teasers, pour générer de l’adhésion. Sollicitez des conseils de vos partenaires locaux pour une communication optimale. Il est important de diversifier les canaux de communication et de diffuser l’information dans la langue du pays hôte pour toucher un public plus large et rendre l’événement plus accessible. Veillez à organiser des conférences de presse.

Dans la mesure du possible, planifiez des rencontres avec le public et les artistes une fois l’événement réalisé. Ces rencontres peuvent inclure des ateliers, des masterclasses, des échanges privilégiés, dédicaces, etc. Ces interactions enrichissent l’expérience culturelle et le lien avec votre établissement sur le territoire, contribuant à la diffusion de la langue et de la culture. Il est également important d’organiser des rencontres directes avec les partenaires pour assurer la pérennité du partenariat dans leur programmation. Ces rencontres peuvent prendre la forme de déjeuners/dîners en petit comité ou de cocktails plus élargis, avec des invités stratégiques, contribuant à renforcer les liens et à améliorer la coopération entre les parties prenantes.

Une planification financière rigoureuse est indispensable pour couvrir les coûts associés à la production du spectacle. Établissez un budget prévisionnel tenant compte de tous les éléments mentionnés précédemment.  Cela doit inclure la totalité des frais, tels que les cachets, les frais de transport, les indemnités journalières ou de restauration et d’hébergement, ceux liés à la fiche technique, les coûts de communication, ainsi que les activités de formation du public et de promotion. N’oubliez pas d’inclure les dépenses liées à l’organisation de rencontres avec le public et les partenaires, y compris les frais pour couvrir les ateliers, les masterclasses et les événements spéciaux tels que les dîners ou les cocktails. Évaluez les ressources disponibles et identifiez les différentes sources de financement ou de soutien financier que vous pouvez solliciter. Ces sources peuvent inclure, dans certains cas, la prise en charge des billets d’avion et/ou des cachets par l’Institut français ou inscrits dans la programmation budgétaire du SCAC, les institutions culturelles locales, régionales ou nationales, les sponsors et les mécénats, qu’ils soient publics ou privés, et les fonds propres.

Si l’événement fait partie d’une tournée organisée par votre réseau national ou régional, il est important de partager la fiche technique et la prévision budgétaire avec vos collègues pour une planification concertée. Cette démarche permettra de mutualiser les coûts et d’assurer une coordination efficace. Chaque poste doit s’engager pleinement, depuis l’accueil jusqu’au départ du spectacle et des personnes impliquées. Une feuille de route commune à tous est essentielle. Il est nécessaire de distinguer la logistique globale propre à chaque étape, il faut respecter les spécificités et tenir compte des initiatives qui pourraient être mises en place dans un lieu spécifique.  Il est également important de partager les ressources pédagogiques et les outils de communication que vous avez produits. Adopter cette approche collaborative favorise une diffusion plus large et permet d’exploiter au mieux les ressources disponibles.

Mesurez l’impact de l’action à travers divers indicateurs tel que le nombre de nouveaux apprenants sensibilisés, de spectateurs ou de participants aux différentes rencontres. Prenez en compte les indicateurs des différents canaux de diffusion et des réseaux sociaux. Un compte rendu détaillé des résultats obtenus permet d’identifier les points forts et les points à améliorer pour les futurs événements. Ce rapport permettra d’annoncer les actions futures, d’envisager la signature d’accords institutionnels et de nouveaux partenariats, l’intérêt et les nouvelles demandes de programmation de spectacles vivants ou d’autres manifestations artistiques et culturelles. Communiquez ces résultats à vos partenaires, au SCAC, à l’Institut français, à votre réseau et à la Fondation des Alliances Françaises.